これからいよいよ各種申告書などにマイナンバーの記載が本格化します。
かねてより準備を行い、社員や社員の親族のマイナンバー収集は順調に進んだ会社も多いと思います。
一方で、支払調書の作成等に当たって行う会社外部の者からのマイナンバー収集については、苦戦している会社も少なくないようです。
例えば不動産の売買や賃貸の場合、売買において、個人から法人へ不動産が譲渡され、その金額が100万円を超える場合、法人は「不動産等の譲受けの対価の支払調書」を作成します。そしてそこにはお金を支払った相手方の氏名とマイナンバーを記載する必要があるので、法人は売主である個人にその情報の提供を求めなければなりません。
また年額15万円以上の家賃や地代を法人が支払う場合に「不動産の使用料等の支払調書」を作成するので、借主の法人は個人の地主や家主さんにマイナンバー情報の提供を求める必要があります。
このように、マイナンバー情報を収集しなければないのですが、相手から拒否される場合や、連絡が取れない場合も多くあると思います。
マイナンバーの提供を受けられない場合には、
① 取引相手に法定調書へのマイナンバーの記載が義務であることを伝え
② それでも提供を受けられない場合には、提供を求めた経過等を記録、保存する
というかたちで対応しましょう。
ただ、マイナンバーの記載がない場合は、税務署から記載がない理由を確認される場合もあるようで、経過等をどの程度記録すればよいのか迷いますよね。
この点については、記録すべき経過等については、会社側の過度な事務負担にならない範囲でよいということです。
マイナンバーの提供拒否は、基本的に会社の責任でないことからも、記録を求めた日にちや、文書等で求めたのであればその写しなど、ある程度の情報を保存しておけば大丈夫です。
必ず必要となる情報がこれだといった明確な規定があるわけではなく、現時点では弾力的な取り扱いとなっています。
とはいえ、何も記録していないと会社側の単なる収集ミスとも判断されかねないため、責任の所在を明らかにする意味でも、正確な記録を心がけましょう。
